Blogunkban sok-sok írás foglalkozik azzal, hogyan jelenjünk meg, mit viseljünk munkahelyi környezetben. Szeretnénk viszont további részletekre is kitérni, hogyan alakíthatják ki magukról a legjobb képet a profi üzletemberek: amennyiben nem személyesen találkozunk, hanem csak telefonon érintkezünk kollegáinkkal, üzleti partnereinkkel, az elhangzottak mellett nem a megjelenésünk, hanem telefonálási stílusunk alapján fognak megítélni minket.

Természetesen arra is ügyelnünk kell, amit mondunk. De nagyon nagy jelentősége van annak is,  ahogy mondjuk. Az alábbiakban telefonálással kapcsolatos tanácsainkat gyűjtjük össze.

Legyél felkészült. Ismerd a telefonod funkcióit, ne telefonálás közben fedezd fel őket. Tarts kézközelben papírt és íróeszközt, hogy le tudd jegyzetelni a fontos információkat. A telefonod mellett azonban ne legyen semmi, hogy amikor felveszed, ne koppanjon hangosan egy útban lévő tárgyba. Informálódj a telefonálás előtt, hogy tájékozott legyél a beszélgetés során felmerülő témá(k)ban.

Igényesen szólj bele a telefonba. Ha téged keresnek, kezdd a beszélgetést kedves üdvözléssel a napszakhoz és a kapcsolat személyességéhez igazodva. A telefon felvételekor mutatkozz is be és tedd hozzá, melyik részlegen dolgozol. A hívó fél így rögtön tudja, hogy a megfelelő személy számát tárcsázta.

Ha te keresel valakit, először köszönj (ismét a napszakhoz és a kapcsolat személyességéhez igazodva), mutatkozz be és tedd hozzá, mely cég képviseletében telefonálsz. Kérdezz rá, alkalmas időpontban keresed-e a másik felet. Ha véletlenül megszakad a vonal, úgy illik, hogy a hívó fél hívja vissza a beszélgető partnert. A telefonálás végén pedig a hívó fél kezdeményezze a beszélgetés befejezését.

Udvarias módon és hangnemben beszélj. A vonal másik végén megbizonyosodhatnak ezáltal arról, hogy jó kezekben vannak és megkapják a szükséges információt. Beszéded legyen tiszta és érthető, ne hadarj, ne rágózz (főleg ne egyél-igyál!) és ne vágj a másik szavába, sugározzon hangod érdeklődést. Mondataid legyenek tömörek és logikusak. Néha egy-egy igennel/értemmel hozd a másik fél tudtára, hogy a vonalban vagy és figyelsz arra, amit mond. Ne spórolj a köszönöm, elnézést, szívesen kifejezések használatával.

Légy tisztában a nevekkel. Tudd a beszélgető partnered vezetéknevét és titulusát is. Mialatt beszéltek, egy-kétszer mondd ki a keresztnevét, illetve a megszólítását. Sokkal figyelmesebbnek fogsz így tűnni.

Legyél diszkrét és tisztelettudó. Ha valaki más helyett veszed fel a telefont, tájékoztasd a hívó felet, hogy az illető nem tud a telefonhoz jönni - az indoklásban nem kell túlságosan a részletekbe belemenni. Majd mindenképpen ajánld fel segítségedet, akár úgy, hogy átadsz egy üzenetet.

Pontosan vedd át az üzenetet. A hívó fél teljes nevét, elérhetőségét, az üzenetet, a visszajelzés sürgősségének mértékét is tudd meg és jegyezd fel. Hivatalos információ esetén legyen írásos nyoma is a szóban elhangzottaknak.

Légy segítőkész és mindig próbálj megoldást találni az adott helyzetre.

Figyelj a hívásod időpontjára is: a hívott felet munkaidejében hívd, de  9 óra előtt ne (lehetőség szerint a munkakezdését követően legalább negyed óra teljen el). Ebédidőben sem illik telefonálni. Ha tudod, hogy szabadságon van az illető, ne zargasd pihenését munkaügyekkel. Ünnepekkor se keresd a beszélgető partnert.

Ha külföldi beszélgető partneredet hívnád, vedd figyelembe a helyi kulturális szokásokat (délutáni szieszta idejében ne telefonálj például) és az időeltolódást.

Telefonkészülékeddel kapcsolatosan is több dologra érdemes kitérni: egyrészt ne tarts lógó díszeket a mobilodon. Ha éppen úton vagy, zörögni/kopogni fog, a másik fél számára is hallhatóan. Légy tekintettel kollegáidra, így gondosan válaszd meg csengőhangod. Hangerejét is mérsékeld, és maga a hangzás is legyen munkakörnyezetbe való. Gyerekgügyögés, állathangok, dallamtalan, netán hamis zenék, agresszív számok kerüljenek tiltólistára. Sőt, ha lehet, tartsd rezgő üzemmódban a mobiltelefont.

Nagyobb fülbevalódat vedd ki, mielőtt a telefont a füledre tapasztod, így nem fog behallatszani az ékszered a beszélgetésbe. Törekedj továbbá arra, hogy munkatársaidnak ne kelljen a telefonálásod fültanúinak lennie. Ha nem megoldható, hogy odébb menj és mindenképpen egy légtérben kell tartózkodnod kollégáiddal a beszélgetés során, próbálj halkan beszélni.

Ne használd telefonod tárgyalás során, tömegközlekedési eszközökön, egészségügyi intézményben, hivatalos ceremóniákon, rendezvényeken és vendéglátóhelyeken.

Húzd ki magad és mosolyogj, miközben beszélsz! Hidd el, hallatszik a vonal másik végén is, ha magabiztosan, mosolyogva szólsz bele a telefonba.

Fotók: Pinterest

Szólj hozzá!

A bejegyzés trackback címe:

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.